وبلاگ

سیستم عامل کسب و کار: ایجاد شرکتی که بدون حضور شما رشد کند

BOS mostafa Morshedi
مدیریت

سیستم عامل کسب و کار: ایجاد شرکتی که بدون حضور شما رشد کند

یکی از مشکلات شرکتها، بخصوص شرکتهای ایرانی، اتکای بیش از حد کسب و کار به موسس/موسسان آن و نگرشهای ایشان است. همین دلیل باعث شده که ما در کشورمان، شرکتها و برندهایی با عمر بیش از ۱۰۰ سال نداشته باشیم. البته اینکه برندهایی با قدمت بیش از یکصد سال نداریم، دلایل متعدد دیگری نیز دارد که موضوع بحث این مقاله نیست.

شاید بتوان گفت یکی از آرزوها و ایده آل هایی که بین همه مدیران ارشد، کارآفرینان و موسسان شرکت ها مشترک است، ایجاد  کسب و کاری است که بتواند بدون حضور دائم و مراقبت لحظه به لحظه ای، نه تنها بقأ، بلکه رشد هم داشته باشد. به عبارت دیگر، کسب و کار قائم به ذات یک نفر یا چند نفر نباشد. این چالش، نقطه الهام بخشی برای من بود که تحقیقاتی را  در زمینه ایجاد کسب و کارهایی که بدون حضور موسس آنها هم رشد می کنند، شروع کنم.

یکی از مفاهیمی که در تحقیقات به آن اشاره شده بود، مفهوم سیستم عامل کسب و کار (Business Operating System) بود. در عصر تکنولوژی، مفهوم سیستم  عامل یا همان OS برای همه کسانی که از رایانه های رومیزی، لپ تاب و موبایلهای هوشمند استفاده کرده اند، مفهومی آشنا و نزدیک به ذهن است. وقتی شما رایانه خود را روشن میکنید، سیستم عامل آن یک سری فرآیندها و اقدامات را انجام می دهد و هماهنگی های لازم بین سخت افزارها و نرم افزار ها را انجام می دهد. وقتی سیستم عامل یارانه شما درست کار میکند، شما بستری در دست دارید که روی آن میتوانید سایر کارها و نرم افزارهای خود را اجرا کنید.

با این تشبیه، میتوان گفت که سیستم عامل کسب و کار نیز شامل یک سری فرآیندها و اقدامات است که سازمان شما را قادر می سازد برنامه های استراتژیک و اجرایی خود را روی آن براحتی اجرا کنید. در واقع این بستر، به مدیران و کارکنان این اطمینان را می دهد که آنچه برای موفقیت سازمان در راستای ارزش آفرینی برای مشتری مورد نیاز است، از پیش آماده شده است.

یک سیستم عملیات کسب و کار (BOS) از اجزای زیر تشکیل شده است:

  1. فرآیندها (Processes)

فرآیند به مجموعه ای از فعالیت ها و وظایفی اطلاق میشود که ورودی(های) سیستم را به خروجی ارزشمند برای مشتری تبدیل می کنند. برای مثال در یک شرکت تولیدی، ورودی ها می توانند شامل مواد اولیه و نیروی انسانی باشد و خروجی کالای ساخته شده است. به مجموعه به هم پیوسته فعالیت هایی که عملیات اصلی (مانند تولید، تحویل، فروش و …) و عملیات پشتیبانی (مثلا مدیریت منابع انسانی، تحقیق و توسعه و …) که مواد ورودی را به خروجی تبدیل می کنند، فرآیندهای سازمان می گویند.

به عبارت دیگر، تفاوت سازمانها در خلق مزیت های رقابتی متفاوت در بازار رقابت، به خلاقیت و چگونگی مدیریت فرآیندهای سازمان مربوط میشود.  فرآیندهای اشتباه بیشترین ریسک را برای شرکت در هنگام شرایط بد اقتصادی به بار می آورد و نتایج آن بزودی نمایان میشود و سازمان را به ورطه نابودی می کشاند.

باید توجه داشت که طراحی فرآیندها باید قبل از ایجاد سیستم ها باید انجام شود. سیستم ها بخش دوم سیستم عامل کسب و کارها هستند که در ادامه توضیح داده شده است.

ویژگی های فرآیند کارا در یک سازمان عبارت است از:

  • شفافیت: برداشت کلیه افراد سازمان از فرآیندها یکسان باشد.
  • قابل تکرار: افراد سازمان برای کارها بتوانند به کرات از همان فرآیند استفاده کنند.
  • مستند: فرآیندها باید مستند و با اهداف سازمان یکپارچه شده باشند
  • دسترس پذیری: دسترسی های لازم برای افراد درگیر در فرآیندها ایجاد شده باشند.

طراحی درست و دقیق فرآیندها در موفقیت کسب و کار نقش کلیدی دارند. به همین جهت سازمانهایی در راستای استانداردسازی و ایجاد ساختار واحد تلاشهایی کرده اند. از میان این ساختارها، ساختار APQC برای مدیریت فرآیندهای سازمان، چارچوب جامع و کاملی را ارایه کرده است. همچنین APQC ساختارهای موفق هر صنعت را نیز گرته برداری کرده و در سایت خود ارایه می دهد. از این لینک می توانید نمونه این مدارک را ببینید. همچنین در ادامه پست های این بلاگ، ساختار مدیریت فرآیندها نیز تشریح خواهد شد.

  1. سیستم ها (Systems)

سیستم ها، فرآیندهای خودکار شده (اتوماتیک) سازمان هستند. برای مثال سیستم حضور و غیاب، سیستم مدیریت ارتباط با مشتری، سیستم مالی و … فرآیندهای سازمان را بصورت خودکار مدیریت و انجام می دهند. سیستم های سازمان شامل سیستمهای سخت و نرم است. تکنولوژی، بازاریابی، مالی، عملیاتی و افراد از جمله سیستمهای سازمان هستند. سیستم هایی که خوب تعریف شده تجربیات یکسان برای مشتری و کارکنان ایجاد می کنند. به عبارت دیگر، خروجی ها با استاندارد یکسان به مشتری ارایه خواهد شد. در نهایت سیستم های خوب منجر به افزایش کارایی عملیات می شوند.

  1. نقش ها (Roles)

نقش ها همان شرح شغل ها هستند. هنگامی که مدیران کسب و کار شرح شغل تهیه می کنند، نباید افرادی که در حال حاظر در آن سمت مشغول بکار هستند را مدل کنند، بلکه باید روی نقش تمرکز کنند و تصور کنند فرد بهینه برای انجام این شغل باید چه نقش هایی را بخوبی ایفا کند.

در نهایت، یک فرد ممکن است در سازمان ۲ یا چند نقش داشته باشد. به یاد داشته باشید در مسیر رشد شرکت نقش ها عوض نمی شوند بلکه افراد در سازمان جابجا می شوند. طراحی نقش ها باید قبل از طراحی ساختار ایجاد شوند چرا که ساختار سازمان فرآیندها و نقش ها را محدود می کند.

  1. مهارت ها (Skills)

بعد از طراحی نقش ها، باید مهارت های لازم برای انجام بهینه هر نقش شناسایی شوند. هدف از طراحی مهارتها، استفاده حداکثری از استعدادهای موجود در شرکت است. اگر نقش ها و مهارت ها بخوبی و با هماهنگی لازم انتخاب شوند، کارکنان قادر خواهند بود کارهای روتین روزمره را براحتی مدیریت کنند و بیشتر از زمان و توانایی خود در راستای ایجاد خلاقیت در سازمان استفاده کنند. در نهایت، انتخاب افراد برای نقش ها با توجه به مهارتهای از پیش تعیین شده، شانس سازمان را برای انتخاب افراد مناسب افزایش داده و نرخ جابجایی نیروی کار را کاهش می دهد.

  1. ساختار(Structure)

ساختار سازمان یا همان چارت سازمانی آخرین جزیی است که توصیه می شود در سیستم عامل کسب و کار تعیین شود. ساختار سازمان، فرآیندها را تعریف می کند. پس بهتر است ابتدا فرآیندها متناسب با کسب و کار تعریف شوند و سپس ساختاری مناسب برای انجام آن فرآیندها طراحی شود. در صورتی که ابتدا ساختار سازمان تعریف شود، عملیات کسب و کار محدود شده و ممکن است زنجیره ارزش آفرینی برای مشتری دچار مشکل شود. ساختار سازمان ارتباطات و خطوط فرماندهی را نمایش می دهد.

بهتر است برای ایجاد سیستم عامل کسب و کار در سازمان، اجزا به ترتیب لیستی که اینجا ارایه شد، انجام شود. البته سازمانها ممکن است بصورت سلیقه ای ترتیب را تغییر داده یا برخی اجزا را اصلا طراحی نکنند. به هر صورت، بخاطر داشته باشید سیستم عامل هر سازمان مختص به همان سازمان و منحصر بفرد خواهد بود. ما در گروه شرکتهای رسیس، در حال طراحی چنین سیستمی هستیم و مقالاتی که در این بلاگ در آینده خواهید دید، انعکاس تجربیات تیم ما از حاصل اقدامات خواهد بود.

دیدگاه خود را به ما بگویید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

Select the fields to be shown. Others will be hidden. Drag and drop to rearrange the order.
  • Image
  • SKU
  • Rating
  • Price
  • Stock
  • Availability
  • Add to cart
  • Description
  • Content
  • Weight
  • Dimensions
  • Additional information
  • Attributes
  • Custom attributes
  • Custom fields
Click outside to hide the compare bar
Compare
لیست علاقه مندی ها 0